Problemen bij outsourcing: een goede voorbereiding is het halve werk

Outsourcing komt met regelmaat voor en heeft als groot voordeel dat het kosten kan besparen. Maar dan moet het wel goed gedaan worden, valt Remco Witkamp van TIEN IT op. Een goede voorbereiding is volgens hem heel belangrijk.

“Ik heb in mijn werk gezien dat outsourcing ook helemaal fout kan gaan”, vertelt Witkamp. Volgens hem ligt het probleem met name bij de voorbereiding. “Zo komt het voor dat de interne werknemers vrijwel allemaal ontslagen zijn, nog voordat hun kennis aan de outsourcing-partij is overgedragen.”

Zodra interne, vaak vaste medewerkers merken dat hun werk mogelijk ge-outsourced gaat worden, staat kennisoverdracht niet bepaald hoog op hun prioriteitenlijst. Het wordt gezien al bedreigend. Als gevolg daarvan verloopt de kennisoverdracht mogelijk minder soepel, waardoor de outsourcing-partij niet goed kan beginnen met zijn werk.

“Er blijven dan zaken liggen die weken geleden al opgelost hadden moeten zijn”, aldus Witkamp. “Maar er is niemand die daar naar omkijkt.”

Documentatie

Daarnaast komt het regelmatig voor dat bedrijven kiezen voor outsourcing, maar niet voor een nieuwe omgeving om in te werken. Externe mensen moeten dan in een omgeving gaan werken die ze niet kennen. “Ik heb zelf ook in de outsourcing gewerkt, maar dan bouwden we de omgeving die we gingen beheren ook zelf. Ik denk dat outsourcing heel goed kan werken, maar dan moet je de omgeving die je gaat beheren wel kennen.”

Een ander probleem dat Witkamp ziet, is dat er niet altijd voldoende documentatie is. “Dat betekent dat heel veel kennis alleen in de hoofden van interne mensen zit, die dus overgedragen moet worden.” Is de documentatie echter wel op orde, dan hoeven de interne mensen minder tijd te besteden aan kennisoverdracht en is de kennis algemeen beschikbaar.

Wat verder een probleem kan zijn, is dat de gekozen outsourcing-partij niet uit Nederland of Europa komt. “Je zit dan met een tijdsverschil. Het gebeurt dat je om 12 uur ’s nachts een e-mail krijgt, waar je de volgende dag pas op kunt reageren. Tegen de tijd dat je een reactie hebt verstuurd, liggen zij weer te slapen. Zo ben je al snel dagen aan het mailen, terwijl er niets gebeurd.”

Hoe dan wel?

Witkamp stelt voorop dat hij niets tegen outsourcen heeft. “Ik denk dat het heel goed kan helpen, maar je moet je blauwdruk op orde hebben en niet te snel willen gaan.”

“Daarnaast denk ik dat het beter is om op zo’n moment ook naar de IT-omgeving te kijken, naar wat er beter of anders kan. Laat die partij je omgeving verbeteren of opnieuw opzetten, en hem daarna beheren. Dan weten ze ook veel beter waar ze over praten.”

Verder moet de documentatie dus op orde zijn en moet de voorbereiding verbeterd worden. “Ik denk dat het beter is om lokale mensen in te schakelen, die ook kunnen voldoen aan de afspraken over de voertaal binnen het bedrijf en in dezelfde tijdszone zitten. Dan loop je geen vertragingen op en kun je makkelijker met elkaar overleggen.”

Een specialist inhuren kan natuurlijk wel behoorlijk wat vruchten afwerpen. Het kan je helpen om kennis en specialismen binnen te halen om complexere taken uit te voeren. TIEN IT kan helpen bij het opzetten van een nieuwe omgeving, maar kan ook ondersteunen bij het verbeteren en het beheren van je huidige omgeving. En we werken gelukkig ook nog eens vanuit dezelfde tijdszone.

Meer weten? Neem dan eens contact met ons op!