Voorkom een daling in efficiëntie door Office 365 zelf te monitoren

Hoewel Microsoft veel uit handen neemt bij Office 365, blijft er nog wel werk over voor de IT’ers binnen je bedrijf. Een onderdeel daarvan is de monitoring van Office 365, weet Xander Hartog van TIEN IT. “Microsoft monitort de back-end wel, maar er zijn wel eens storingen.”

“Als je dat niet in de gaten hebt, kunnen er vertragingen in het systeem komen wat tot ergernissen bij werknemers kan leiden”, vertelt Hartog.

Zo kan het systeem traag worden of kunnen er problemen met inloggen optreden. Medewerkers kunnen daardoor niet aan het werk en worden direct minder effectief. “Ben je niet op de hoogte van een storing, dan kun je lang zoeken in de on premise-infrastructuur zonder een oplossing te vinden.”

Mededelingen Microsoft

Om die reden is het belangrijk om Office 365 ook zelf te monitoren. “Dat doe je door de berichtgeving van Microsoft over Office 365 in de gaten te houden.” Microsoft heeft hier een service health dashboard voor, waar alle mededelingen op komen te staan.

“Het monitoren van dat service health dashboard moet je in je eigen proces meenemen”, aldus Hartog. “Daar komen alle storingen op te staan en ook welke impact ze hebben.” Op die manier weet je het dus direct als er zich een storing voordoet.

Het in de gaten houden van het service health dashboard kun je op diverse manieren doen. “De meest kosteloze manier is om zelf ingelogd te zijn op dat dashboard en het in de gaten te houden. Maar er zijn ook diverse tools die dit voor je doen.”

Proces afstemmen

Meest belangrijk is volgens Hartog echter om het proces af te stemmen. “Wie doet wat binnen de organisatie en wie is waar verantwoordelijk voor? Bij het bedrijf waar ik nu voor TIEN IT zit, zijn er verschillende mensen verantwoordelijk voor de diverse producten binnen Office 365, bijvoorbeeld Skype, Exchange en Sharepoint.”

Het belangrijkste is dus om de interne processen af te stemmen. “TIEN IT kan daarbij helpen door niet alleen de technische aspecten in te richten maar ook om de processen inzichtelijk te maken”, vertelt Hartog. “Wij kunnen in kaart brengen hoe die verdeling nu ligt en wat er eventueel moet veranderen. Vanuit onze specialismen kunnen we daar dus meer inzicht in bieden.”