Zijn je gebruikers wel klaar voor de migratie naar Office 365?

Tien-IT-Zijn-je-gebruikers-wel-klaar-voor-de-migratie

Als bedrijf heb je besloten te migreren naar Office 365 en de eerste stappen zijn inmiddels gezet. Nu moeten je werknemers nog over naar de nieuwe werkwijze. Hoe zorg je ervoor dat ze hier klaar voor zijn en wanneer is de migratie nu eigenlijk een succes?

“Voor de gebruikersadoptie van Office 365 kun je verschillende keuzes maken”, vertelt Xander Hartog van Tien IT. “Vaak zie wij dat dit top-down vanuit het management gebeurt. Zij zeggen dus dat er overgestapt wordt op Office365 en de werknemers volgen.”

Aantrekkelijk maken

Maar niet ieder bedrijf werkt op die manier. “Er zijn ook bedrijven die met verschillende business units werken. Dan levert de IT-afdeling alles voor de migratie, maar iedere business unit beslist wanneer de overstap gemaakt wordt.” Hoe zorg je er voor dat ze die stap willen maken?

“Je moet het aantrekkelijk maken”, stelt Hartog. Dit doe je bijvoorbeeld door de documentatie op orde te hebben, maar ook door goed uit te leggen wat de afdeling aan de overstap heeft. “Of je nodigt Microsoft of een bedrijf als Tien IT uit om te vertellen wat je nu eigenlijk met Office 365 kunt doen.”

Nog een optie is het ophangen van posters, om de overstap aantrekkelijk te maken voor werknemers. “Op die posters zet je dan prikkels neer, om te laten zien wat er aan komt. Daarbij richt je je specifiek op bepaalde diensten, en maak je die visueel. Op die manier komt er dan druk vanuit de werknemers naar de managers van een afdeling om over te gaan.”

Succesvolle migratie

Werknemers bepalen volgens Hartog bovendien of de migratie succesvol is of niet. “De mening van de gebruikers is hier echt het belangrijkste in. Belangrijker nog dan of iedereen is overgestapt.”

De migratie kun je een stuk prettiger maken, door van tevoren goede voorbereiding te doen. “Zorg jij dat er op de dag van de migratie ondersteuning klaar staat voor de werknemers, dan wordt de ervaring veel positiever. Ze kunnen dan direct met hun vragen bij een helpdesk terecht.”

Hoe tevreden de werknemers nu echt zijn, is gemakkelijk te meten met een korte enquête na afloop. “Daarin stel je vijf à zes vragen, bijvoorbeeld of zij nog verbeteringen zien en wat hun ervaringen zijn.”